היום ישנם אמצעים ופתרונות שונים שמסייעים למשרדים של בעלי המקצועות החופשיים, כגון עורכי דין או רואי חשבון. ניתן למצוא היום טיפים לרכישת מרכזיות טלפון למשרד עו"ד ורואה חשבון, שיתאימו לצרכיו של כל משרד. לדוגמא, ניתן יהיה לקבל ולהוציא שיחות טלפון ישירות מהמחשב. כך העובדים במשרדכם, יכולים להוציא כמות גדולה של שיחות ולהמשיך להיות ממוקדים ולתת ללקוחות את השירות והמענה המבוקש להם ביעילות רבה. אפשר למצוא מגוון של פונקציות כמו לראות את שמות המתקשרים, את מס' הטלפון אשר ממנו הם מתקשרים, ללחוץ על מצב המתנה, או להעביר את השיחה לשלוחות הרצויות.
ישנן אפשרויות שונות ומשוכללות של מרכזיית טלפונים משוכללת למשרדים. למשל ניתן לבצע שיחות וועידה, חיוג רחב, הגדרת שעות פעילות המשרד על מנת שניתן יהיה לנתב שיחות מחוץ לשעות הפעילות, כאשר שירות זה יכול למשל להתאים לעורכי דין פליליים שמקבלים שיחות גם בלילה. גם תור ההמתנה של לקוחות מצטמצם וניתן לשלב המתנה עם מוסיקה נעימה. מערכת זו היא חכמה אשר ניתן לשלב אותה במשרדים בכל סדר גודל.
התאמת מרכזיית טלפונים לסוג וגודל העסק
רק חברות המתמחות עם מרכזיית טלפונים למשרדים, יכולים להציע לכם טיפים לרכישת מרכזיית טלפון למשרד עו"ד ורואה חשבון. השימוש במערכת זו הוא פשוט למשל ישנן מרכזיות שמאפשרות הקלטות של שיחות, ניתוח שיחות ועוד. אחד מהסוגים הנפוצים של מרכזיות טלפון למשרדים, היא מרכזייה ששולחת תקשורת קולית ווידאו באמצעות הרשת, IP דיגיטלית או מקומית. תוכלו לבחור מרכזיה דיגיטלית סטנדרטית או כזו אשר ממוקמת פיזית בתוך המשרד או מחברת הטלפונים ברשת VOLP . למשל מערכת מרכזיה דיגיטלית מקומית משתמשת ברשת האינטרנט, על מנת שהעביר אודיו מהמתקשר למקבל השיחה, מה שלמעשה יבטל את הצורך ליצור רשת פיזית. יש לציין, כי איכות השיחות תלויה במהירות של האינטרנט שאליו אתם מחוברים.
מהי מרכזיית ענן?
מרכזייה זו, מבוססת אינטרנט באמצעות חיבור ל- IP. זוהי מרכזייה המתארחת בענן ומספקת הרבה תכונות, יישומים ושירותים של מרכזייה דיגיטלית. התוכנה של מרכזיה בענן, שמורה בענן ולא בשרת כמו בשאר המערכות הדיגיטליות. מרכזייה למשרד, מהווה את אחד הכלים העיקריים בכל משרד ולכן, מומלץ להשקיע במרכזיית טלפונים מתקדמת. לסיכום, בשקעה במערכת טלפונים משוכללת ומתקדמת, יכולה לשרת אתכם ולחסוך לכם זמן יקר . למשל גם חיסכון מהווה נדבך חשוב בכל משרד ולכן באמצעות מרכזיות משוכללות, ניתן יהיה להפחית משמעותית, את עלות השיחות המקומיות ושיחות לחו"ל.
ישנה אפשרות לעורכי דין ורואי חשבון, להשתמש בענן פרטי אשר מאובטח היטב. למשל ניתן יהיה לחבר את המרכזייה למוקדי שירות לקוחות. כשאר בוחרים במרכזיית ענן, ניתן יהיה לשמור על המידע המשפטי או העסקי מבלי להשתמש עם מערכות תקשורת מסובכות, תשתיות מחשוב יקרות, מה שיקטין עליות וייעל בהרבה את העבודה. יש לציין בנוסף, כי שירותי ענן הם זולים יותר, אבל שה אף עשוי להטעות, כי יש לבדוק מה אומרות האותיות הקטנות. יש לשלם תשלום חודשי לפי צריכה כשאר המחיר החודשי יכלול גם את מחיר השלוחה ובאופן זה, ניתן יהיה לשלוט על ההוצאות בתקשורת.
לסיכום – כיצד לבחור מרכזייה יעילה ומשוכללת למשרד?
יש להקפיד על רמת שירות של SLA. למעשה הפתרונות היום זולים ויציבים. ניתן למצוא אופציות כגון הקלטה, CRM, BI CALL CENTER ועוד, מה שייעל את השירות ללקוחות בקר ציבור עורכי הדין ורואי החשבון. יש לבחור מבין האפשרויות של מרכזיות טלפון למשרדי עו"ד ורו"ח, כאשר אתם שמים לב לפרטים החשובים ולנצל את הדברים היעילים שישמשו אתכם במשרד לצרכי תקשורת.
